Mitarbeiterbenefits aus steuerlicher Perspektive – Was Arbeitgeber für Mitarbeitende tun können

Der Fachkräftemangel in Deutschland fordert die Arbeitgeber. Gute Mitarbeitende zu gewinnen – und auch zu halten – hat dabei oberste Priorität. Der Gesetzgeber bietet Arbeitgebern verschiedene Möglichkeiten, ihren Mitarbeitenden Benefits zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Arbeitslohn zukommen zu lassen, ohne dass hierauf Steuern oder Sozialabgaben lasten. Ein Überblick über die bestehenden Möglichkeiten der Mitarbeiterförderung aus steuerlicher Perspektive – und auf was es zu achten gilt.

Gesundheit und Sport

Gesunde, aktive Mitarbeitende sind das A&O für ein gesundes Unternehmen. Hier bieten sich Arbeitgebern sogar verschiedene Möglichkeiten an – zum einen die Bezuschussung sog. Firmenfitnessmitgliedschaften, zum anderen die Kostenübernahme für spezielle, in der Regel eine Zertifizierung erfordernde, Gesundheitskurse.

Anbieter von Firmenmitgliedschaften gibt es mittlerweile viele und noch vielfältiger sind die vertraglichen Gestaltungsmöglichkeiten: Es werden Leistungen bestimmter Verbundanlagen (wie bspw. Fitnessstudios, Schwimmbäder, Yoga-Schulen etc.) zu einem monatlich festen Beitrag angeboten. In welcher Höhe der Arbeitgeber die Firmenfitnessmitgliedschaft letztlich bezuschussen möchte, bleibt ihm selbst überlassen.

Steuerlich sind diese Firmenmitgliedschaften grundsätzlich in den Anwendungsbereich der Sachbezugsfreigrenze zu rechnen, so dass u. U. der Zuschuss des Arbeitgebers bis zu einem monatlichen Betrag von 50 EUR lohnsteuer- und beitragsfrei gewährt werden kann.

Darüber hinaus können sog. Gesundheitsleistungen unter bestimmten Voraussetzungen bis zu einem Betrag von 600 EUR im Jahr gem. § 3 Nr. 34 EStG ebenfalls steuer- und beitragsfrei gewährt werden. An die Qualität dieser Gesundheitsleistungen stellt der Gesetzgeber jedoch besondere Anforderungen: In der Regel ist deren Zertifizierung erforderlich bzw. muss die Zertifizierungsfähigkeit bestätigt werden. Eine Umsetzungshilfe der Finanzverwaltung regelt die Einzelheiten (BMF-Schreiben v. 20.4.2021; IV C 5 - S 2342/20/10003 :003).

Zu beachten ist, dass die Bezuschussung durch den Arbeitgeber immer – bei Anwendung der Sachbezugsfreigrenze (Gutscheinen) als auch bei der Anwendung des § 3 Nr. 34 EStG – zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich.

Kinderbetreuung

Mitarbeitende, die ihre Kinder gut betreut wissen, können mit voller Kraft zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Der Gesetzgeber ermöglicht es daher über die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 33 EStG, dass der Arbeitgeber Kindergartenzuschüsse zusätzlich zum Arbeitslohn in derzeit unbegrenzter Höhe steuer- und beitragsfrei leistet. Natürlich ist dies an bestimmte weitere Voraussetzungen geknüpft.

Zuschüsse sind dabei sowohl in Form von Barzuschüssen (Erstattung von Aufwendungen) als auch die kostenfreie Unterbringung in Betriebskindergärten steuer- und beitragsfrei möglich. Voraussetzung ist, dass das jeweilige Kind noch nicht schulpflichtig ist.

Ermöglichen die Arbeitgeberleistungen allerdings auch den Unterricht des Kinders (Musik-, Sprachunterricht o. ä.), sind diese Leistungen insoweit nicht begünstigt.

Zu beachten ist, dass die Zuschüsse auf die Höhe der vom Arbeitnehmer gezahlten Beiträge begrenzt ist, und der Arbeitnehmer die tatsächlich geleisteten Zahlungen an die jeweilige Einrichtung zumindest in Höhe des Zuschusses nachweisen muss. Der Arbeitgeber hat den Originalbeleg entsprechend zum Lohnkonto zu nehmen.

Mobilität

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinen Arbeitnehmern die Fahrtkosten für die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zu erstatten. Der Fahrtkostenersatz bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist dabei gem. § 3 Nr. 15 EStG grundsätzlich steuerfrei möglich. Voraussetzung ist dabei aber, dass der Fahrtkostenersatz zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt und, dass es sich um die Nutzung von Verkehrsmitteln des öffentlichen Nahverkehrs handelt. Klassisches Beispiel ist die Erstattung der Kosten für das Deutschlandticket. Mit dem Ticket können ebenfalls bestimmte Fernzüge in Gebieten mit nicht stark ausgebauter Infrastruktur genutzt werden. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind diese Fahrten in diesen Ausnahmefällen für steuerliche Zwecke ebenfalls als Nahverkehrsfahrten zu werten (vgl. BMF-Schreiben vom 7. November 2023 IV C 5 – S 2342/19/10007:009).

Der Fahrtkostenersatz bei der Nutzung des eigenen PKW ist hingegen – ggf. pauschal mit 15% bzw. 25% – zu versteuern. Die Höhe des Steuersatzes für die Pauschalversteuerung hängt davon ab, ob eine Anrechnung auf die Entfernungspauschale erfolgen soll oder nicht.

Der Arbeitgeber kann den Mitarbeitenden anstelle oder zusätzlich zu den oben genannten Möglichkeiten einen Benzingutschein zuwenden. Diese Zuwendung fällt unter die Sachbezugsfreigrenze von monatlich 50 EUR (soweit diese nicht bereits anderweitig ausgeschöpft wurde) und kann daher ggf. lohnsteuer- und beitragsfrei überlassen werden. Zu beachten ist aber, dass der Benzingutschein unbedingt die Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllen muss (BMF-Schreiben v. 15.03.2022 (BStBl. I S. 242).

Erholungsbeihilfe

Stress am Arbeitsplatz – das kommt auch in den besten Unternehmen vor. Es kann daher sinnvoll sein, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden eine sog. Erholungsbeihilfe zahlt.

Erholungsbeihilfen sind Zuschüsse des Arbeitgebers, die der Arbeitgeber in Form von Barlohn oder auch als Sachbezug leisten kann. In der Regel gehören diese Zuwendungen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn (Ausnahme: Unterstützung in persönlichen Notfällen unter den strengen Voraussetzungen R 3.11 Abs. 2 LStR).

Die Versteuerung der Erholungsbeihilfen kann jedoch mit einem festen Pauschalsteuersatz i. H. v. 25 % erfolgen, wenn die Beihilfen im Kalenderjahr

• 156 EUR für den einzelnen Mitarbeitenden,
• 104 EUR für dessen Ehegatten/Ehegattin und
• 52 EUR für jedes Kind

nicht übersteigen. Die Erholungsbeihilfe ist in diesen Fällen beitragsfrei in der Sozialversicherung. Für die Inanspruchnahme der Möglichkeit der Pauschalversteuerung ist es nicht erforderlich, dass die Erholungsbeihilfe zusätzlich gezahlt wird, d. h. eine Entgeltumwandlung ist möglich.

Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine arbeitsrechtliche Beurteilung

Die Zusätzlichkeit spielt bei der Gewährung steuer- und beitragsfreier Zuwendungen an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine maßgebliche Rolle. Ob eine Zuwendung tatsächlich zusätzlich erfolgt oder ob nicht ein Anspruch der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hierauf doch bereits entstanden ist, ist in der Praxis nicht immer einfach zu beurteilen. Es empfiehlt sich daher in Zweifelsfällen immer, eine entsprechende arbeitsrechtliche Beurteilung vornehmen zu lassen. Sprechen Sie unsere Expertinnen und Experten gerne an.

Ansprechpartner:
Expertinnen und Experten im Lohnsteuerreferat
051195745332