Lohn- und Umsatzsteuer bei Weihnachtsfeiern

Alle Jahre wieder ist es so weit – für viele beginnt am Jahresende eine Zeit der Besinnung, Freude und Geselligkeit. Eine schöne Tradition sind dabei auch die Weihnachtsfeiern in vielen Unternehmen, um das Jahr gemeinsam ausklingen zu lassen und die Mitarbeiter*innen zu motivieren. Damit es dabei aber zu keinen bösen Überraschungen kommt – und lohn- und umsatzsteuerliche Auswirkungen vermieden werden können –, sind einige Kriterien zu erfüllen.

Was gilt es bei Unternehmensfeiern steuerlich zu beachten?

Die geplante weihnachtliche Feierlichkeit muss aus steuerlicher Sicht insbesondere

• allen Mitarbeitenden der Organisation oder einer Organisationseinheit (z.B. Abteilung, Bereich) offenstehen (Achtung: Ein Team ist keine Organisationseinheit in diesem Sinne),
• überwiegend von Betriebsangehörigen besucht werden,
• einen geselligen Charakter aufweisen und ein betriebliches Gemeinschaftserlebnis darstellen,
• über die reine Verteilung von Geschenken hinausgehen sowie
• entweder vom Arbeitgeber oder dem Betriebs- / Personalrat veranstaltet werden.

Außerdem dürfen die Aufwendungen für die Veranstaltung (inklusive Umsatzsteuer) den Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und je teilnehmender Arbeitnehmerin (Begleitpersonen sind diesen zuzurechnen) nicht überschreiten, wenn die Beträge lohnsteuerfrei bleiben sollen. Die gesamten Kosten sind hierbei auf die teilnehmenden Personen aufzuteilen. Sofern Personen angemeldet waren, aber nicht erschienen sind, müssen diese No-Show-Kosten den tatsächlichen Teilnehmenden zugerechnet werden. Der Freibetrag gilt maximal für zwei Betriebsveranstaltungen pro Arbeitnehmer*in und Kalenderjahr. Angehörige der Firmenleitung und Betriebsratsmitglieder, die zur Erfüllung dienstlicher Aufgaben verpflichtet sind, werden hiervon ausgenommen. Für Mitarbeitende von Tochtergesellschaften kommt der Freibetrag dagegen ebenfalls zur Anwendung.

Geschenke und Gutscheine für Mitarbeiter*innen

Sofern die Mitarbeiter*innen im Rahmen der (Weihnachts-)Feier Geschenke oder Geschenkgutscheine erhalten, können diese unabhängig von ihrem Wert ebenfalls in den Freibetrag einbezogen werden. Werden die Geschenke ohne eine Feierlichkeit an die Mitarbeitenden überreicht, so ist die Grenze von 60 Euro nach R 19.6 Abs. 1 LStR zu beachten. Geldgeschenke sind hingegen in jedem Fall lohnsteuerpflichtig. Eine Pauschalierungsmöglichkeit besteht diesbezüglich nicht. Bei der Ausgabe von Gutscheinen ist insbesondere darauf zu achten, dass sie als Sachzuwendungen ausgestaltet sind. Ein Umtausch der Gutscheine in Geld muss daher ausgeschlossen sein.

Gibt es in einem Jahr mehr als zwei Gründe zum Feiern oder fallen umfangreichere Aufwendungen an, die den Freibetrag überschreiten, so kommt eine Pauschalversteuerung der Beträge mit 25 % (zzgl. Annexsteuern) nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG in Betracht. Bei mehr als zwei Veranstaltungen können die Veranstaltungen, für die der Freibetrag angesetzt werden soll, frei gewählt werden.

Umsatzsteuerlich ist eine Betriebsfeier nicht steuerbar, soweit sie sich in einem üblichen Rahmen hält und überwiegend aus dem betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Für die umsatzsteuerliche Beurteilung gelten grundsätzlich die lohnsteuerlichen Voraussetzungen entsprechend, mit dem Unterschied, dass es sich bei der Aufwandsbegrenzung von 110 Euro pro Teilnehmer*in umsatzsteuerlich um eine Freigrenze handelt (Abschnitt 1.8 Abs. 4 S. 3 Nr. 6 UStAE). Werden die Kriterien erfüllt, ist der Vorsteuerabzug möglich. Liegen die Kosten pro Kopf über der Freigrenze, besteht für das Unternehmen insgesamt kein Recht auf Vorsteuerabzug. Unter die 110 Euro Grenze sind insbesondere auch Zuwendungen in Form von Geschenken und Gutscheinen zu subsumieren, wenn sie im Rahmen einer Betriebsveranstaltung verteilt werden.

Erhöhung des lohnsteuerlichen Freibetrags in Aussicht

Abschließend sei noch auf eine potenziell positive Entwicklung hingewiesen. Dem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes ist eine Erhöhung des lohnsteuerlichen Freibetrags ab 2024 auf 150 Euro zu entnehmen, die sich auch auf die Höhe der umsatzsteuerlichen Freigrenze auswirken dürfte. Aufgrund der aktuell anhaltenden Diskussionen zum Gesetzesentwurf ist allerdings derzeit noch fraglich, ob Unternehmen zukünftig von dieser Erhöhung profitieren werden. Nach Ansicht des Schrifttums ist die geplante Anhebung des Freibetrags hingegen zu gering, zumal seit der letzten Anhebung rund 30 Jahre verstrichen sind. Sie müsste im Hinblick auf die Sachgerechtigkeit nahezu eine Verdopplung des aktuell gültigen Betrages erfahren.

Sprechen Sie hierzu gerne an: