Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion - Stichtag: 31. Juli 2025

Seit Jahresbeginn 2025 besteht die elektronische Übermittlungsmöglichkeit für die Meldepflicht elektronischer Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion. In diesem Kurzbeitrag haben wir für Sie alles Wissenswerte über die Meldepflicht nach § 146a AO zusammengefasst.

Gesetzlicher Hintergrund

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurden im Jahr 2020 neue Anforderungen für Kassensysteme eingeführt, um Steuerbetrug zu verhindern. Elektronische Kassensysteme müssen seitdem mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Zudem besteht für derartige Systeme eine Meldepflicht an die zuständige Finanzbehörde. Aufgrund der fehlenden elektronischen Übermittlungsmöglichkeit war diese Pflicht bis zum 31. Dezember 2024 ausgesetzt (BMF-Schreiben vom 6. November 2019, IV A 4 – S 0319/19/10002 :001).

Beginn und Fristen der Mitteilungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Meldung nun möglich.

• Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, muss die Meldung bis zum 31. Juli 2025 erfolgen.
• Für Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat.
• Auch die Außerbetriebnahme eines Kassensystems muss gemeldet werden, sofern eine Meldung über die Anschaffung vorgenommen wurde. Sofern Kassensysteme bereits vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden, entfällt hingegen die Meldeverpflichtung.
• Insbesondere müssen bei jeder Meldung alle elektronischen Kassensysteme einer Betriebsstätte des Steuerpflichtigen in einer einheitlichen Meldung mitgeteilt werden. Kassensysteme, die geleast oder gemietet sind, unterliegen ebenfalls der Meldepflicht.

Wie erfolgt die Meldung?

Die elektronische Meldung kann erfolgen

• über das ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146 Absatz 4 AO“,
• den Upload einer XML-Datei über „Mein ELSTER“ oder
• die ERiC-Schnittstelle.

Meldepflichtige Angaben nach § 146a Absatz 4 AO

Im Rahmen der Meldung müssen dem zuständigen Finanzamt zu jeder Kasse vollständig mitgeteilt werden:

• der Name des Steuerpflichtigen,
• Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems sowie
• bei erfolgter Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, das Datum.

Die gesetzlichen Regelungen betreffen nur elektronische Aufzeichnungssysteme, die zumindest teilweise Barzahlungen akzeptieren. Parkscheinautomaten, Fahrscheindrucker, Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge oder ähnliche Geräte sind somit von den Anforderungen des § 146a AO ausgenommen.

Bei der Einhaltung der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 AO sowie bei der Vornahme der elektronischen Meldung unterstützen Sie die Kolleginnen und Kollegen des Bereichs Steuern des Genoverband e.V. sehr gerne. Zögern Sie nicht, die notwendige Beratung in Anspruch zu nehmen

Sprechen Sie hierzu gerne an: