Ab 2026 gelten neue Regeln für Betriebsveranstaltungen: Die Pauschalversteuerung mit 25 % ist künftig nur noch möglich, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten offensteht. Was das für Unternehmen bedeutet, welche Events weiterhin begünstigt sind und worauf jetzt besonders zu achten ist – alle wichtigen Änderungen und Praxistipps im Überblick.
Mit dem Steueränderungsgesetz 2025, wirksam ab dem 01.01.2026, stellt der Gesetzgeber klar: Eine Betriebsveranstaltung und somit die Möglichkeit der Pauschalversteuerung mit 25% (zzgl. Annexsteuern) nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG ist nur dann anzunehmen, wenn die betreffende Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder zumindest eines Betriebsteils offensteht. Damit wendet der Gesetzgeber die jüngste Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (27.03.2024 (VI R 5/22) explizit nicht an.
Die gesetzliche Definition einer begünstigten Betriebsveranstaltung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG erfordert – wie bisher auch – das Vorliegen der folgenden Voraussetzungen:
· Teilnehmerkreis: Mehr als 50 % der Teilnehmer müssen Betriebsangehörige sein, einschließlich deren Begleitpersonen, Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Konzernunternehmen (z. B. Tochtergesellschaften). Nicht als Betriebsangehörige gelten Mitglieder des Aufsichtsrats mit Begleitung sowie Arbeitnehmer von Verbundunternehmen außerhalb des Konzerns.
· Charakter der Veranstaltung: Die Veranstaltung muss auf betrieblicher Ebene stattfinden und einen gesellschaftlichen Charakter haben. Im Vordergrund stehen das Vergnügen und das gesellige Beisammensein, nicht die Vermittlung betrieblicher Inhalte.
· Offenheit der Teilnahme: Die Veranstaltung muss grundsätzlich allen Arbeitnehmern des Betriebs, einer Zweigstelle, Abteilung oder eines Bereichs bzw. Ruheständlern oder Jubilaren offenstehen. Eine Bevorzugung bestimmter (Arbeits-)Gruppen ist nicht zulässig.
Der Freibetrag von 110 € pro Mitarbeiter und Veranstaltung bleibt bestehen und ist weiterhin für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr anwendbar.
Bislang konnte die Auffassung vertreten werden, dass eine pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung mit 25% (nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EstG) selbst dann möglich sei, wenn die Veranstaltung nur einem beschränkten Teilnehmerkreis offenstand. Dies beruhte auf der BFH‑Rechtsprechung vom 27.03.2024 (VI R 5/22), die für das Vorliegen einer Betriebsveranstaltung das Offenstehen der Teilnahme für alle Mitarbeiter des Betriebs oder Betriebsteils nicht als erforderlich ansieht.
Der Gesetzgeber hat dem Ganzen jedoch mit dem Steueränderungsgesetz einen Riegel vorgeschoben: Mit dem Steueränderungsgesetz wurde klargestellt, dass die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung allen Angehörigen eines Betriebs oder Betriebsteils offenstehen muss, damit eine Pauschalversteuerung vorgenommen werden kann.
Nicht mehr begünstigt sind z.B. Veranstaltungen wie ein Vorstandsabendessen oder ein Führungskräftedinner.
Weiterhin begünstigt sind dagegen z. B. Abteilungsfeiern (gesamter Betriebsteil) oder Treffen für alle Pensionäre.
Wichtig: Ist das Kriterium des Offenstehens nicht erfüllt, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern und zu verbeitragen; entweder anhand der individuellen ElStam-Daten des Mitarbeiters oder nach § 37b EStG pauschal mit 30 %. In diesem Fall besteht auch eine volle Sozialversicherungspflicht (innerhalb der Beitragsbemessungsgrenzen).
Dokumentation und Nachweise: Wir empfehlen eine sorgfältige Dokumentation der Offenheit der Veranstaltung, um steuerliche Vorteile und Sozialversicherungsfreiheit zu sichern. Dazu gehören z.B. Einladungen, Bekanntmachungen und die betriebsinterne Kommunikation.
Bei Fragen unterstützen Sie die Expertinnen und Experten des Bereichs Steuern des Genoverband e.V. sehr gerne. Zögern Sie nicht, die notwendige Beratung in Anspruch zu nehmen.
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