E-Rechnung ab 2027: Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Ab 2027 beginnt für viele Unternehmen die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht: Im inländischen B2B-Geschäft müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch ausgestellt und übermittelt werden. Die Umstellung betrifft dabei weit mehr als die Buchhaltung. Welche Unternehmen betroffen sind, welche Übergangsregelungen gelten und warum jetzt der richtige Zeitpunkt zur Vorbereitung ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Bereits seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für viele Unternehmen folgt nun der entscheidende Schritt: Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen auch ausstellen und übermitteln.

Wer die Vorbereitung zu spät beginnt, riskiert ab 2027 Verzögerungen im Rechnungs- und Zahlungsverkehr, Korrekturbedarf sowie steuerliche Risiken, insbesondere wenn Rechnungen nicht den formalen Anforderungen entsprechen.

Die Pflicht betrifft grundsätzlich inländische B2B-Umsätze. Nicht erfasst sind insbesondere Leistungen an Verbraucher, bestimmte steuerfreie Umsätze (insb. nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG), Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR sowie Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG. Entscheidend ist, dass beide Vertragspartner im Inland oder in einem der gesetzlich gleichgestellten Gebiete ansässig sind und ein inländisch steuerbarer Umsatz vorliegt.

Für Unternehmen mit steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätzen bedeutet das: Die Umstellung ist kein reines IT-Projekt, sondern betrifft Rechnungsprozesse, Stammdaten, Versandwege, Archivierung und interne Zuständigkeiten.

Welche Formate kommen in Betracht?

Rechtliche Grundlage sind insbesondere die Neuregelungen des § 14 UStG sowie die Übergangsvorschriften des § 27 Abs. 38 UStG. Sie bestimmen, ab wann welche Rechnungsarten noch zulässig sind und wann Unternehmen vollständig auf strukturierte E-Rechnungen umstellen müssen.

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

In der Praxis kommen insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in Betracht, sofern die jeweilige Rechnung der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Damit sollen Rechnungsdaten standardisiert, systemübergreifend und medienbruchfrei verarbeitet werden können.

Neben dem richtigen Format bleiben die bekannten steuerlichen Anforderungen relevant: Rechnungen müssen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, nachvollziehbar verarbeitet werden und revisionssicher archiviert sein. Die Umstellung sollte daher nicht isoliert in der Buchhaltung betrachtet werden, sondern gemeinsam mit IT, Vertrieb, Einkauf und gegebenenfalls externen Softwareanbietern.

Die wichtigsten Fristen und Übergangsregelungen im Überblick

Bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen, etwa PDF-Dateien, verwenden. Bei sonstigen elektronischen Rechnungen ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Ab dem 01.01.2027 endet diese Möglichkeit für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR. Diese Unternehmen müssen dann im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen und versenden. Für kleinere Unternehmen (bis zu einem Vorjahresumsatz von 800.000 UStG) läuft die Übergangsphase noch bis Ende 2027. Bis Ende 2027 dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Formate versenden.

Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Unternehmen – ausgenommen Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG.

Für bestehende EDI-Verfahren gibt es ebenfalls Übergangsregelungen. So dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin EDI-Verfahren verwendet werden, auch wenn sie noch nicht vollständig EN 16931-konform sind. Unternehmen sollten diese Zeit nutzen, um bestehende Lösungen rechtzeitig anzupassen. Wichtig ist, dass Übergangsregelungen nur dann Anwendung finden, wenn die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind. Wenn Leistungserbringung und Rechnungsstellung in unterschiedliche Zeiträume fallen, sollte im Einzelfall geprüft werden, welche Rechnungsform zulässig ist.

Die Umstellung frühzeitig planen

Unternehmen sollten jetzt prüfen, ob ihre ERP-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und archivieren können. Ein erster Schritt ist die Abstimmung mit den jeweiligen Softwareanbietern. Dabei sollte geklärt werden, welche Formate unterstützt werden, wann erforderliche Updates verfügbar sind, wie der Versand technisch erfolgt und wie die revisionssichere Archivierung umgesetzt wird. Besonders wichtig ist dies für Unternehmen, die bislang überwiegend Papier- oder PDF-Rechnungen versenden oder bestehende EDI-Verfahren nutzen. Darüber hinaus sollten interne Prozesse überprüft werden: Sind die Stammdaten aktuell? Sind Zuständigkeiten für Rechnungserstellung und Versand eindeutig geregelt? Können Eingangs- und Ausgangsrechnungen medienbruchfrei verarbeitet werden? Und ist die Archivierung GoBD-konform organisiert?

Unser Tipp: Starten Sie die Umstellung nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfrist. Wer Systeme, Prozesse und Verantwortlichkeiten frühzeitig prüft, reduziert Umsetzungsrisiken und vermeidet Störungen im Rechnungs- und Zahlungsverkehr. Denn die E-Rechnung ist ein Pflichtprojekt mit strategischer Wirkung. Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen Rechtssicherheit, verbessern ihre digitalen Rechnungsprozesse und gewinnen Zeit für eine saubere technische Umsetzung.

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