Eine Genossenschaft fusioniert mit der Nachbargenossenschaft, wechselt die Warenwirtschaft und probiert zum ersten Mal KI aus. Jedes Mal landet sie bei denselben Daten, den Stammdaten über Kunden, Lieferanten und Artikel. An ihnen, so unsere These, entscheiden sich alle drei Vorhaben, lange vor dem Stichtag.
Wer SAP ECC nutzt, das bisherige Kernsystem von SAP, hat dafür zusätzlich ein Datum. Ende 2027 endet die Standardwartung, bis Ende 2030 bietet SAP eine verlängerte Wartung gegen Aufpreis an. Das Datum betrifft nur Häuser auf ECC.
Jens Hungershausen ist CIO der MEGA eG und seit 2020 Vorstandsvorsitzender der DSAG, der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe. Die MEGA beliefert als Großhandel Maler, Bodenleger und Stuckateure und hat 6.242 Mitglieder. Im Podcast „Mittelstand Kompass“ erzählt er, welche Rolle die Stammdaten bei allen drei Anlässen gespielt haben.
Altlasten im Kundenstamm bei der Umstellung
„Das habe ich persönlich auch ein ganzes Stück weit unterschätzt damals. Das war am Ende mit einer der größten Aufwandstreiber im Projekt.“ So beschreibt Hungershausen die Kundenstammdaten beim Wechsel von ECC auf S/4HANA. Die MEGA vollzog ihn nach seiner Schilderung 2018 und 2019 als Brownfield-Migration, also als Umstellung des bestehenden Systems samt Daten. Die Erfahrungswerte stammen aus einem Betrieb.
Dazu kam eine Altlast. Im System lagen Buchungskreise inzwischen geschlossener Gesellschaften, also deren eigene Buchhaltungen, in D-Mark und nie archiviert; das Konvertierungswerkzeug half dort nicht, sagt Hungershausen. Wer ein Altsystem abschalten will, muss nach den GoBD, den Vorgaben der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung und Aufbewahrung, die aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich der Stammdaten gleichwertig überführen. Inhaltlich ändern darf die Migration diese Daten nicht. Gelingt die Überführung nicht, ist das Altsystem bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Das gilt für jede Warenwirtschaft, gleich welchen Herstellers.
Welcher Stammsatz bei der Fusion gilt
2024 beschlossen die Generalversammlungen die Verschmelzung der MEGA mit der Maler-Einkauf Rhein-Ruhr eG, die rund 800 Mitglieder mitbrachte. Ein halbes Jahr, sagt Hungershausen, habe man für die Vorbereitung genutzt. Kundenstammdaten seien abgeglichen und die neuen Standorte auf SAP gebracht worden. Bei zwei Verbundgenossenschaften stellt sich damit früh die Frage, welcher Stammsatz gilt, wenn ein Kunde oder Artikel in beiden Häusern geführt wird.
Für eine Verbundzentrale sind Stammdaten Teil der Leistung, und bei den Artikeldaten half der MEGA nach seiner Schilderung ein Datenpool. Mit der CMS Dienstleistungs-GmbH, der Servicegesellschaft eines Händlernetzes im Farbengroßhandel, hält die MEGA je zur Hälfte die HDM DATA GmbH. Sie sammelt die Materialstammdaten bei den Lieferanten ein, damit nicht zwei Häuser dieselbe Arbeit machen, sagt Hungershausen. Zahlen dazu, ob sich das rechnet, nennt die MEGA in ihren Meldungen nicht.
Muss es 2027 sein?
Die Frage stellt sich nur Häusern auf ECC. Hungershausen meint, wer heute noch umstellen müsse, habe wegen Ende 2027 eigentlich nur den Brownfield-Weg. Die DSAG hat 198 SAP-Anwenderunternehmen befragt, überwiegend ab 500 Beschäftigten. Ein Teil davon will noch in ECC investieren. Von diesen plant fast die Hälfte den Umstieg bis Ende 2030. Die Arbeit an den Stammdaten fällt bei jedem Zieljahr an. Die MEGA stellte nach Hungershausens Worten auch deshalb früh um, weil er noch qualifizierte Berater bekommen wollte.
Beim KI-Versuch wieder die Stammdaten
Beim ersten KI-Versuch, erzählt Hungershausen, arbeitete er mit Studierenden des Hasso-Plattner-Instituts an einem Chatbot für Mitarbeitende aus Produktdatenblättern. Den Auftrag habe er so gefasst, dass sie prüfen, ob die Merkmalswerte der Produkte als Datenbasis ausreichen. KI sei ein weiteres Werkzeug der IT, vieles lasse sich auch ohne sie lösen. Trotzdem solle jeder klein anfangen, gerade im genossenschaftlichen Sektor; ergebe sich nichts, habe man etwas gelernt. Große Projekte brauche es dafür nicht. Von den befragten DSAG-Unternehmen hatten 51 Prozent noch keinen KI-Anwendungsfall umgesetzt.
Für den Vorstand folgen daraus drei Entscheidungen.
1. Wer vor Fusion oder Umstellung festlegt, welcher Kunden- und Artikelsatz gilt, und wie das dokumentiert wird.
2. Wann das Altsystem abgeschaltet wird, und wann die Arbeit an den Daten dafür beginnt.
3. Welcher kleine KI-Versuch zuerst läuft, und wer vorher prüft, ob die Daten ihn tragen.
Jedes Haus hat seinen eigenen Stichtag, den Fusionstermin, den Abschalttermin der alten Warenwirtschaft oder den ersten KI-Test. Worüber er entscheidet, liegt in der Kundendatei, in alten Buchungskreisen und in Artikeldaten, die zwei Häuser doppelt pflegen. Dort beginnt das Projekt, lange vor dem ersten Termin mit dem Systemhaus.
In der ganzen Folge erzählt Hungershausen auch, wie die MEGA die Fusion vorbereitet hat und warum nicht jedes Problem KI braucht. Zu hören bei Spotify und Apple Podcasts, vorgestellt auch auf VR-WORKS.
Die AWADO GmbH WPG begleitet Fusionen und Systemwechsel von der Datenmigration bis zum ersten KI-Anwendungsfall. Für den KI-Einstieg bietet sie Strategie-Workshop und Grundlagenschulung an. Am Anfang steht ein kostenfreies Erstgespräch.
